Всё, что нужно для регламентации бизнес-процесса своими силами

Это не рассказ о том, «как будет круто, когда Вы сделаете регламентацию бизнес-процессов» и не развернутое изучение нотаций и терминологии, которая никогда не пригодится Вам в реальности и которую не поймет сотрудник-исполнитель.

Это тренинг формата «просто о сложном». На тренинге Вы получите всё, чтобы самостоятельно разработать правильный регламент, внедрить его и получить нужный результат.

Что Вы получаете:

• Участие в тренинге и разбор Вашего процесса
• Шаблон (стандарт) регламента
• Методичку и пошаговую инструкцию по написанию регламента
• Excel-форму для интеграции регламентов
• Набор контрольных таблиц
• Чеклист для самопроверки
• Памятку по проведению совещаний

Что такое регламентация? Это разработка, согласование и внедрение в практику внутренних правил работы в Вашей компании. То есть документов, описывающих, кто за что отвечает, кто что, когда и как должен делать (регламентов, инструкций, правил и т.п.)

Зачем нужна регламентация?

• Чтобы сотрудники четко (и одинаково) понимали: каких результатов от них ждут, кто за что отвечает и в какой момент передается ответственность.

• Чтобы освободить время руководителя. Когда выстроены процессы, протекающие без оперативного участия руководителя (а именно так их и нужно выстраивать), он может заниматься развитием бизнеса.

• Чтобы обеспечить устойчивые результаты, не зависящие от персоналий. С помощью регламентирующих документов компания "запоминает» опыт своих сотрудников, закрепляет письменно наиболее эффективный известный ей способ получения результата.

• Чтобы увеличивать, масштабировать или тиражировать бизнес. На основе формализованных правил можно открыть филиал в другом городе, можно продавать франшизу, можно увеличить размер компании.

• Чтобы хорошо знать свой бизнес. В ходе работы над регламентирующими документами все участники работы получают более глубокое понимание, что делается в компании, какие есть проблемы в других подразделениях, как из частей складывается общий результат. Отсюда можно делать следующий шаг: заниматься улучшениями.

Чему Вы научитесь на тренинге?

• как написать понятный сотрудникам и четкий регламент, который будет удобно внедрить и выполнять

• что такое регламент, что такое процесс, выход, выход, операция, процедура, нотация и т.п. — про всё это не более 15 минут!, но Вы это поймете и запомните.

• как составить схему бизнес-процессов верхнего уровня (Вы составите её прямо на тренинге!)

• как определить цель бизнес-процесса, показатели его эффективности и зачем это нужно (определяем на тренинге по 1 процессу)

• как разделить процесс на процедуры и операции

• как распределить ответственность между исполнителями и как это записать

• как нарисовать схему выполнения процедуры

• как правильно описать каждую операцию словами

• как с помощью обыкновенного Excel своевременно обновлять регламенты и обеспечить их взяимосвязь

• как контролировать выполнение процесса и получать информацию о ходе процесса

• что нужно сделать, чтобы внедрить регламент

• как сделать так, чтобы регламент никогда не устарел

• как с помощью регламентов аккумулировать опыт компании и не зависеть от персоналий

• какие подводные камни ожидают при обсуждении, доработке и внедрении регламента

Программа тренинга

1. Что такое бизнес-процессы и какую пользу они приносят

• Для собственника и генерального директора
• Для подразделений — внутренних клиентов
• Для руководителей
• Для рядовых сотрудников
• При взаимодействии подразделений
• Цели и результаты регламентации и оптимизации
• Как измерять эффективность регламентации и оптимизации
• Как выбирать процессы для регламентации и оптимизации
• Как выглядит результат регламентации

Практика: Диагностика проблем, постановка задач применительно к Вашему предприятию.

2. Важные нюансы при работе с бизнес-процессами

• Как правильно выделять процессы
• До какого уровня необходимо описывать процессы
• Правда ли, что регламентированные процессы замедляют работу компании?
• Что мешает правильному внедрению?
• Почему документы устаревают раньше, чем их сделали?
• Типичные конфликты при регламентации

3. Приемка результата

• Что такое хороший регламент?
• Что такое хорошая система бизнес-процессов?
• Критерии для быстрой оценки качества документов

Практика: Формулирование критериев, затем обсуждение критериев, предложенных тренером, ознакомление с образцами.

4. Планирование работы по регламентации

• Выбор нотации и способа моделирования бизнес-процессов
• Проверка компетентности специалиста
• Необходимые условия для успешной регламентации: полномочия, статус, концепция, информирование, контроль, ответственность, реакция на нарушения, мотивация

5. Процессы  верхнего уровня

• Ознакомление с ответствующим разделом методики
• Выявление бизнес-процессов верхнего и последующего уровня
• Внутренние клиенты и их требования
• Принципы выделения бизнес-процессов
• Методика структурирования бизнес-процессов
• Определение важных и критических показателей работы
• Разбивка процессов на процедуры
• Разграничение ответственности, составление матрицы ответственности
• Проверка получившейся схемы на связность, противоречивость, пересечение ответственности и другие ошибки

Практика: Совместно с тренером с использованием методики составляется схема процессов верхнего уровня и выборочно – схемы процессов следующего уровня, выделение их входов, выходов, клиентов и показателей эффективности.

6. Описание выбранной процедуры

• Определение операций
• Запись операций в графическом и табличном виде с использованием методики
• Разграничение ответственности исполнителей

Практика: описание выбранной процедуры.

7. Определение механизмов сбора информации, контроля и отчетности

Практика: Совместно с тренером применительно к Вашим процессам подберем удобную форму сбора информации, контроля и отчетности.

8. Особенности внедрения бизнес-процессов

• Ознакомление с процессом внедрения изменений
• Формулирование плана мероприятий по внедрению
• Ознакомление с механизмами контроля

Практика: Создание плана мероприятий по внедрению  бизнес-процессов.

В цене указана стоимость 1 дня тренинга. Второй день (практика) по желанию, стоимость второго дня 6000 р.