Согласованность. Системный подход к управлению бизнес-процессами

Целевая аудитория, для кого этот тренинг: 

• Владельцы бизнеса и генеральные директора
• Функциональные и отраслевые директора
• Руководители подразделений
• Руководители и участники проектов по оптимизации процессов

Если подразумевается, что конкретная работа (руками и головой) по систематизации процессов будет в дальнейшем делегирована от руководителей  к нижестоящим сотрудникам, то лучше, если на тренинге будет присутствовать как руководитель, принимающий решения, так и специалист, которому поручено описание бизнес-процессов. То есть по 2 человека от компании.

На семинаре участники узнают:

·        Как сформировать в компании целостную и согласованную систему регламентирующих документов

·        Как создать механизмы, поддерживающие эту систему в актуальном состоянии

·        Как создать механизмы оптимизации и изменения отдельных процессов при сохранении общей согласованности и актуальности

·        Как с помощью этой системы обработать конкретный бизнес-процесс

·        Получите необходимый минимум знаний по методике работы, чтобы руководители могли выполнить или организовать работу, избегая типичных ошибок

·        Как оценивать результаты и эффективность работы с бизнес-процессами

На тренинге будут примеры бизнес-процессов из сфер бюждетирования и планирования, маркетинга, продаж, складского хозяйства. А также более специфические процессы  из отраслей  производства, строительства, проектирования. Но основная работа будет вестись с процессами участников.

Опыт тренера позволяет прямо не семинаре рассмотреть любые процессы участников и дать по ним рекомендации.

Программа семинара-тренинга

День 1. «Взгляд сверху»

В этот день участники получают необходимый объем теоретических знаний и понимания ситуации с позиции «архитектора бизнеса». Без умения видеть общую картину решение частных задач приведёт к разнобою, несогласованности и потерям.  

1. Краткий ликбез. Вводные базовые понятия процессного подхода. Что такое бизнес-процессы и для чего ими управлять

• Процесс, процедура, операция, регламент, контрольная точка, и др.
• Примеры записи
• Общие принципы процессного подхода
• Классификация БП (иерархия, виды и типы процессов)
• Характеристики процесса или элементов процесса: вход, выход, владелец, клиент, ресурсы, документы

 Документы: Интеллект-карта (mind map) по базовым знаниям процессного подхода

2. Измеряемые результаты

• Качественные и количественные параметры (показатели) процесса. Как определить цель бизнес-процесса/процедуры, показатели его эффективности и зачем это нужно (определяем на тренинге по 1 процессу)
• Как измерять эффективность регламентации и оптимизации
• Как выбирать процессы для регламентации и оптимизации и вообще тактику действий в этой области
• Как выглядят правильные результаты, чего можно и чего нельзя достичь
• Как проверить Ваших бизнес-аналитиков, если они у Вас есть

Документы:  Форма/отчёт итогового контроля по процессу,  Компетенции бизнес-аналитика

3. 13 распространённых ошибок при несистемном подходе к управлению процессами

Это материал ноу-хау на основе практического опыта. 13 кейсов с различными ошибками и проблемами, которые часто возникают.

В этом блоке есть 3 ситуации с элементами игры-симуляции действительности, для погружения участников в ситуацию, чтобы участники попробовали на себе механизм возникновения ошибок.

Документы: Чеклист уязвимостей

4. Системный подход к управлению бизнес-процессами

• Общий обзор системы управления бизнес-процессами (из чего состоит, как работает – на конкретных примерах и образцах)
• Роли участников (и в частности – роли руководителей подразделений)
• Принципы
• Конкретные прикладные механизмы (общий обзор)
  - как сделать систему регламентирующих документов непротиворечивой
  - как поддерживать актуальность
  - как избежать замедления и усложнения процессов
  - как правильно распределять информацию по документам
• Типичные конфликты при регламентации и способы их решения
• Требования к качеству составных частей: Что такое хороший регламент и вообще хороший документ? Что такое хорошо выстроенный бизнес-процесс (содержательные требования)?
• Процессы управления бизнес-процессами:
  - Разработка регламента (и сопутствующих документов)
  - Корректировка регламента
  - Внедрение регламента
  - Контроль исполнения регламента
  - Оценка эффективности процесса и формирование задания на изменения

Практикум: аудит существующей у участников системы управления процессами. Что есть, чего нет, что добавить, что убрать, что изменить.

Документы: Структура системы управления бизнес-процессами,  Регламент разработки и корректировки регламентов

День 2. «Погружение»

В этот день участники получают необходимый объём теоретических и практических знаний по выполнению конкретных шагов, работе над конкретным процессом или процедурой.

5. Методика анализа процесса. Декомпозиция процесса

• Выявление бизнес-процессов верхнего и последующего уровней
• Принципы выделения и структурирования бизнес-процессов
• Внутренние клиенты и их требования, фиксация требований
• Определение важных и критических показателей работы
• Разбивка процессов на подпроцессы и процедуры
• Проверка получившейся схемы на полноту, связность, противоречивость, пересечение ответственности и другие ошибки
• Проверка на оптимальность
• Ошибки и сбои в бизнес-процессе

Практикум: Процессы на карточках. Анализируем выбранный подпроцесс/процедуру. (Реально существующие у участников, а не воображаемые или упрощённые).

6. Методика описания процессов. Описание выбранной процедуры

Любые изменения необходимо записать. Как правильно записать и согласовать.

• Определение операций
• Нанесение на хронологическую шкалу
• Запись операций в графическом и табличном виде с использованием методики
• Разграничение ответственности исполнителей
• Ошибки в описании процесса
• Согласование. Процедура, типовые проблемы и решения для них.
• Контроль. Как правильно установить контрольные точки

Практикум: описание выбранной процедуры (работа в парах).

В этом блоке участники получат знания, а также потренируют свои навыки в следующих областях:

• как написать понятный сотрудникам и четкий регламент, который будет удобно внедрить и выполнять
• как разделить процесс на процедуры и операции
• как распределить ответственность между исполнителями и как это записать
• как нарисовать схему выполнения процедуры
• как правильно описать каждую операцию словами

7.  Оптимизация бизнес-процесса на примере

• Анализ компании в целом. Выявление излишних / дублирующихся операций, документов, информации и т.п. в системе бизнес-процессов
• Отбор процессов для оптимизации.
• Оценка стоимости процесса и  его полезного результата, оценка изменений «было — стало»
• Диверсионный анализ. Выявление зон потенциальных сбоев и потерь, случаев нештатного завершения процесса
• Устранение сбоев, связанных с организацией процесса или неверным распределением ответственности
• Выявление потерь и определение времени добавления ценности в процессе
• Возможности ухудшения других процессов в связи с оптимизацией данного процесса, риски, оценка взаимосвязей процесса.
• Человеческий фактор при разработке и внедрении изменений.

Практикум: Оптимизация конкретного процесса. Работаем с реально существующим процессом одного из участников.

Документы: Отчёт было-стало

8. Разработка сопутствующих документов и погружение в процесс

• Требования к документам
• Разработка форм
• Тестирование и доработка документов

9. Определение механизмов сбора информации, контроля и отчетности

• Как разработать способ контроля для процесса, процедуры и результата

Практикум: Применительно к рассмотренным процессам/процедурам подберём удобную форму сбора информации, контроля и отчетности.

10. Особенности внедрения бизнес-процессов

• Более детальное ознакомление с процессом внедрения изменений
• Более детальное ознакомление с механизмами контроля
• Реакция на сбои
• Формулирование плана мероприятий по внедрению
• Какие подводные камни ожидают при обсуждении, доработке и внедрении регламента

Практикум: Создание плана мероприятий по внедрению того, что описали, плюс того, что оптимизировали.

Варианты участия:

1. Только 1 день  15000 р. (скидка 10% за раннюю покупку)
2. 2 дня 30000 р. (скидка 15% за раннюю покупку)

Кто ведёт тренинг:

Заводсков Сергей Вадимович

• 11 лет опыта в бизнес-процессах
• Более 100 регламентированных и/или оптимизированных бизнес-процессов
• Опыт участия в проектах по оптимизации бизнес-процессов на всех уровнях – от рядового исполнителя до уровня собственника
• Опыт постановки процессов с нуля.
• Опыт регламентации и оптимизации сложных процессов, например, разработка и приемка проектной документации, бюджетирование, управление инвестиционно-строительным проектом и др.

Разработал ряд авторских методик: регламентации процессов, нормирования и оптимизации трудозатрат, методику организации творческой работы группы, методику обучения руководителей процессному подходу.

Высшее образование в области конфликтологии (СПбГУ). Опыт управления процессами групповой коммуникации и принятия решений, которые сопровождают создание и изменение архитектуры бизнеса.

Среди крупных клиентов: Инвестиционно-строительная группа «Норманн», фабрика кухонь «Plaza Real», сеть супермаркетов «Класс» (Украина), завод «Символ», завод «Топливные системы»,  «Тандер» (магазины «Магнит»), НПФ «Suprotec».